Otydligheter som kan uppstå genom muntlig kommunikation, brist på kommunikation och glömska kan bli en källa till irritation, ta onödig tid i anspråk för din personal och skapa oönskade beteendeglidningar och följdfel.
Med vilken rätt kan jag implementera en personalhandbok i verksamheten?
Historiskt sett har arbetsgivare haft enskilt beslutsfattande rörande sina anställda, en makt som ansågs naturlig och inte nödvändiggjorde lagstiftning. Denna makt har dock begränsats över tid genom olika regleringar. En viktig milstolpe har varit den så kallade Decemberkompromissen 1906. Genom detta avtal enades arbetsmarknadens parter om att arbetsledningsrätten skulle inkluderas i framtida kollektivavtal, vilket innebar att arbetsgivaren behöll kontrollen.
Denna förändring formaliserades i vad som kallas för 32 § befogenheterna, eller arbetsgivarprerogativet. Alltså, arbetsgivarens rätt att leda och fördela arbetet. Detta ansågs vara en seger för arbetsgivarsidan, trots att principen egentligen kom att begränsa arbetsgivarens rättigheter. På 1930-talet bekräftade även Arbetsdomstolen att principen gällde arbetsgivare även utan kollektivavtal.
Det finns vissa begränsningar.
Arbetsledning i strid med god sed
Arbetsgivare måste fatta sina beslut som följer av de oskrivna reglerna för vad som är acceptabelt och rättvist i arbetslivet, något som ofta refereras till som “god sed på arbetsmarknaden”. Detta uttryck har ingen exakt definition, men det handlar i grunden enligt riksprofessuren i arbetsrätt Tore Sigeman om “ett sådant mer allmänt faktiskt praktiserat beteende som representerar en viss yrkesetisk eller allmänt moralisk nivå”. Arbetsdomstolen har tolkat “god sed” som ett sätt att undvika orättvisa eller olagliga handlingar. Om en arbetsgivare inte följer reglerna för “god sed” kan det få arbetsrättsliga konsekvenser. Till exempel kan vissa avtal eller handlingar som arbetsgivaren har ingått bli ogiltiga om de strider mot dessa grundläggande principer.
Några andra begränsningar i arbetsledningsrätten som är viktiga att tänkta på vid upprättande av en personalhandbok är, diskrimineringslagstiftningarna, arbetsrättslig lagstiftning, eventuellt kollektivavtal och GDPR.
Vad kan en personalhandbok hjälpa verksamheten med?
- Beskriver rättigheter och skyldigheter.
- Ett sätt att samla personalpolitik, arbetssätt och rutiner.
- Stöd till nyanställda som behöver förstå formella och informella regler och snabbt komma i arbete.
- Stöd för att hitta fakta i frågor som bara händer en anställd då och då.
- Ett sätt att lyfta sådant som är av särskild vikt för arbetsgivaren.
- Spar tid för chefer och anställda.
- Kan ge ett juridiskt stöd vid oenighet.
- Ett sätt att forma och upprätthålla en positiv arbetskultur.
- Ger en mer enhetlig hantering av olika frågor.
Vad bör finnas med i personalhandboken?
Det finns inga formella krav på vad en personalhandbok ska omfatta utan det avgör du som chef. En bra ingång är att fundera på vad som är viktigast ur ett verksamhetsbehov och bestämma vem som är målgrupp för personalhandboken. Några lämpliga rubriker att fundera på är,
- Vår verksamhet
- Kommunikation
- Anställning
- Anställnings upphörande
- Arbetstider
- Frånvaro och ledighet
- Löner och förmåner
- Arbetsmiljö
- Likabehandling
- Tjänsteresor
- Säkerhet
- Friskvård & Rehabilitering
- Ordningsregler
Behövs en personalhandbok om vi redan har kollektivavtal?
Kollektivavtalen gäller normalt för en hel bransch. Personalhandboken gäller din enskilda arbetsplats. Frågan du ska ställa dig är om du fram till att ha läst detta inlägg så här lång ser nyttan med en personalhandbok? Se du nyttan är det bara för oss att säkerställa att det inte finns några konkurrerande regler mellan era kollektivavtal och vad som framgår i personalhandboken.
Det är inte heller helt ovanligt att kollektivavtalen inte stämmer med verkligheten i verksamheten och då går det oftast att hitta en lösning.
Arbeta med implementering.
Att bara göra en personalhandbok räcker inte utan nyttan uppstår först när den är implementerad. Det är en process som ständigt behöver vara igång. Steg 1 är att då och då gå igenom valda delar med personalen. Att ge alla nyanställda en kopia på personalhandboken och uppmana dem att läsa igenom dem och boka tid för frågor när den är genomläst.
Kundernas behov ändras, lagstiftning ändras och i övrigt är omvärlden i ständig förändring. Med anledning av detta behöver personalhandboken ses över årligen.
Tveka inte att ta kontakt med oss!
Vill du ha hjälp med att få en verksamhetsanpassad personalhandbok så tveka inte att ta kontakt med oss. Vi håller ett möte på en timme med dig och sedan får du ett förslag som är anpassat för just din verksamhet.
Vi gör det lätt att göra rätt!
